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5S Lean Management - 5 x S = Effizienz

Jetzt hält die Stoppuhr auch im Büro Einzug. Auch wenn diese keines der 5S darstellt, wird sie im Dienste der Effizienz gegen allseits aktive Zeitfresser eingesetzt. Denn das ist eines der Probleme, die in jedem Unternehmen bekannt sind, und durch die Einführung des Lean Management beseitigt werden sollen.

Die Idee dahinter heißt ‚Steigerung der Produktivität‘. Wer hier Nachholbedarf hat, sollte sich einmal mit den 5S beschäftigen. Und wenn Sie ganz ehrlich zu sich selbst sind, dann wäre das auch in Ihrem Unternehmen kein Schaden. Denn gesteigerte Produktivität führt auf direktem Wege zu höherem Gewinn. Und welcher Unternehmenschef träumt davon nicht? Mit den 5S ist der Traum ganz schnell beendet – und die erfolgreiche Realität beginnt.

Das Problem

Das Problem kann man sich beim Lesen der Studie ‚Lean Office 2010‘ veranschaulichen, die vom Stuttgarter Fraunhofer Institut in Zusammenarbeit mit Fraunhofer Austria erarbeitet wurde. Es mag zunächst schockieren, dass 30 Prozent der Arbeitszeit in der Administration verschwendet werden, wie die Studie offenlegte. Aber gehen Sie einmal in sich. Es ist auch plausibel. Dass zwölf Tage des Arbeitsjahres allein mit Suchen vergehen, dürfte eigentlich nicht sonderlich überraschen, wenn man einmal den eigenen Büroalltag überdenkt. Der Einzelne kann diesen Zustand für sich kaum verändern. Das wäre auch nicht besonders sinnvoll. Es muss also eine Systemveränderung her. Dieser Umstand wurde im japanischen Toyota-Konzern schon früh erkannt. Bereits im Jahr 1978 beschrieb dessen Produktionschef Taiichi Ohno in einem Buch die 5S Methode.
Die Lösung
Im Rahmen des Lean Management spielt die Arbeitsplatzorganisation eine kardinale Rolle. Wenn man sich das einmal grundlegend klarmacht, müsste man sich eigentlich fragen: Warum bin ich da nicht schon längst selbst draufgekommen? Denn es ist absolut plausibel, dass mit den fünf Prinzipien
1. Sortieren
2. Setzen und Anordnen
3. Sauberkeit
4. Standardisierung
und
5. Selbstdisziplin
Ziele wie Effizienz, Qualität, Ordnung und Sicherheit besser erreicht werden können. Einfach gesagt geht es darum, dass sich jeweils nur jene Dinge am Arbeitsplatz befinden, die man gerade wirklich benötigt. Jeder Gegenstand liegt immer an seinem angestammten Platz und ist dadurch stets griffbereit. Die Abläufe an jedem Arbeitsplatz sollen so standardisiert werden, dass jeder Mitarbeiter sie quasi automatisch ausführen könnte, wenn man ihn nachts um 3.00 Uhr wecken, und ihm das Stichwort geben würde. Um diese Standards tatsächlich so sehr verinnerlichen zu können, ist die Selbstdisziplin notwendig, den einmal erfolgreich erreichten Status quo auf Dauer halten, beziehungsweise stetig optimieren zu wollen. Auch hier ist also, wie in jedem Lean Management Prozess, jeder einzelne Mitarbeiter gefragt. Noch Fragen? Hier sind ein paar Antworten: Was gerade nicht gebraucht wird, kommt weg, und zwar sofort. Jeder Arbeitsplatz ist immer makellos sauber, Abfall ist für jedermann klar differenzierbar und wird umgehend entsorgt. Das dazugehörige Stichwort heißt ‚Clean Desk‘. Ausgewiesenes Ziel ist es, das alte Sprichwort ‚Wer Ordnung liebt, ist nur zu faul zum Suchen‘ in sein Gegenteil umzukehren. Denn für solche Art von Fleiß hat heutzutage kein Unternehmen mehr die Zeit übrig. Jedenfalls nicht, wenn es erfolgreich sein will.
5S - Fünf Schritte zum Erfolg
Fünf absolut nachvollziehbare Schritte, die jedem Mitarbeiter sofort spürbare Arbeitserleichterungen einbringen. Warum also sind die 5S nicht schon längst zur selbstverständlichen Unternehmensrealität geworden?
1. Aussortieren
In diesem Prozessschritt trennt sich die Spreu vom Weizen. Zunächst ist eine gründliche Analyse des Arbeitsplatzes fällig. Die zentrale Frage heißt: Was ist überflüssig? Brauche ich beispielsweise wirklich fünf Kugelschreiber und drei Lineale? Alles, worauf verzichtet werden kann, kommt weg. Unnötigen Ballast abzuwerfen ist immer ein befreiender Prozess. Auch am Schreibtisch.

2. Anordnen

Jeder Gegenstand, der sich nach Schritt 1 noch auf dem Schreibtisch befindet, bekommt einen sinnvollen Platz zugewiesen. Die perfekte Anordnung entsteht im Dienste reibungsloser Arbeitsabläufe.

3. Reinigen
Der gesamte Arbeitsplatz sollte stets sauber gehalten werden. Bei der Reinigung wird die in Schritt 2 gefundene Ordnung wiederhergestellt. Eine kleine anschauliche Dokumentation hilft bei dieser Tätigkeit, vor allem, wenn mehrere Mitarbeiter beteiligt sind. Die täglich durchgeführte Routinereinigung gewährleistet den vorher festgelegten Standard.

4. Standardisieren
Was erfolgreich am einzelnen Arbeitsplatz funktioniert, kann gemeinsam zum Bürostandard ausgeweitet werden. Alle gemeinschaftlich genutzten Bereiche sollten genauso behandelt werden wie der eigene Arbeitsplatz, damit das gesamte Büro zur zeitfresserfreien Effizienzzone werden kann. Das gelingt nur, wenn alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen.

5. Standards halten
Wer kennt das nicht? Man hat sich etwas vorgenommen, sich angestrengt und sein Ziel erreicht. Man ist mächtig stolz und achtet zu Beginn sehr auf den Erhalt des Erreichten. Aber mit der Zeit schleichen sich Ungenauigkeiten ein. Solche Ungenauigkeiten haben die unangenehme Eigenschaft, sich zu potenzieren. Deshalb müssen sie im Keim erstickt werden, wenn ein einmal erreichter Standard gehalten werden soll. Dazu ist die Selbstdisziplin jedes einzelnen Mitarbeiters notwendig. Wenn die Abläufe einmal in Fleisch und Blut übergegangen sind, ist ihre Einhaltung gar nicht mehr so schwer. Bis dahin sollte man versuchen, die Sache mit Spaß voranzutreiben. Vielleicht mit einem kleinen Fotowettbewerb im Stile von Vorher-Nachher?
Fazit
Wenn ein Gegenstand immer an seinem Platz ist, finde ich ihn sofort und muss nie danach suchen. Auf dieser simplen Erkenntnis, der auch ein zehnjähriges Kind logisch folgen könnte, beruht im Prinzip der Kampf gegen Zeitfresser im Büro. Und dass dieser Kampf durchaus nötig ist, führt die Fraunhofer-Studie sehr deutlich vor Augen. Das Alles klingt eigentlich zu simpel, um nicht einfach in die Tat umgesetzt zu werden. Oder?
Handeln Sie in Ihrem Unternehmen schon nach der 5S-Regel? Falls nicht, dann wird es höchste Zeit. Zeit, die Sie eigentlich nicht haben. Also, worauf warten Sie noch?

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