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Softwareeinführung: SYSTEMATISCHE EINFÜHRUNG VON CAQ-SYSTEMEN (TEIL 7) Mit dem Betrieb beginnt die Verbesserung

Für die erfolgreiche Auswahl und Einführung eines CAQ-Systems hat sich eine strukturierte Vorgehensweise bewährt.

Im fünften Schritt eines sechsstufigen Verfahrens wurde die Phase der Produktivschaltung des CAQ-Systems und der Kom¬munikation an Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten behan¬delt. Nun beginnt der Produktivbetrieb, während dessen der Nutzen und die kontinuierliche Verbesserung des Systems, der Prozesse und der Organisation überprüft werden.

Mit dem Übergang von der Produktivschaltung in den Produktivbetrieb sollten alle relevanten Daten des Qualitätsmanagements im CAQ-System vorliegen. Redundante Daten, die vorher durch die Erfassung in verschiedenen Systemen gespeichert wurden, kann es nun eigentlich nicht mehr geben. Über das integrierte Maßnahmenmanagement und Eskalationsmechanismen werden automatisch Informationen über notwendige Aktivitäten und daraus abgeleitete Aufgaben an die Mitarbeiter verteilt.

Beispielsweise kann die Verantwortung für Maßnahmen, die in FMEA¬Sitzungen beschlossen wurden, übertragen und der Status quo jederzeit überprüft werden. So entstehen sichere und schnelle Informationswege zwischen den Prozessbeteiligten. Eine zentrale Terminüberwachung sorgt zudem für Transparenz in den Zuständigkeiten und schützt vor „Liegenbleibern".

Alle qualitätssichernden Maßnahmen müssen geplant und gesteuert werden. Und festgestellte Fehler können direkten Einfluss auf den aktuellen Stand der Pro¬duktion haben. Deshalb sollten die verantwortlichen Personen über den Stand der Maßnahmen und aufgetretene Fehler informiert werden. Damit aber wichtige Informationen auch die richtigen Personen erreichen, müssen Prozesse und Arbeitsabläufe definiert werden.

Dabei hat sich die grafische Prozessdarstellung bewährt. Im Regelfall liegen solche Ablaufschemata bereits im QM-Handbuch vor.
Durch die Abbildung der Arbeitsabläufe bleiben die Prozesse transparent und beherrschbar.

Das CAQ-System unterstützt auch bei der Bearbeitung von Reklamationsfällen. Dabei werden Sofort- und Korrekturmaßnahmen überwacht und an die Verantwortlichen gesendet. Zur Bearbeitung erhält ein Mitarbeiter beispielsweise Informationen für eine Fehleranalyse. Kennzahlen über Kosten und Anzahl von Reklamationen lassen sich über Auswertungsfunktionen beschreiben. So werden Daten wie Fehlerorte, Fehlerarten, Verursacher, Maßnahmen und Kostenarten darstellbar. Bewährte Arbeits- und Vorgehensweisen können im CAQ-System hinterlegt und normenkonform dokumentiert werden. Das sorgt für transparente und effiziente Abläufe im Unternehmen.

Die Prozesse und Arbeitsschritte sollten in einem Anwenderhandbuch aufgeführt sein, das sich an der betrieblichen Praxis orientiert. Die Funktionen und Arbeitsschritte können direkt im CAQ¬System angelegt werden. Hilfreich ist die Bereitstellung dieser Anwenderhandbücher im Intranet. Hier erhält jeder Mitarbeiter nach definiertem Rechtekonzept Zugriff auf jene Bereiche, für die er zuständig ist. Das Anwenderhandbuch stellt also einen wichtigen Bestandteil für den erfolgreichen Einsatz des CAQ-Systems dar.

Neue Abläufe müssen sich einspielen

Ist das CAQ-System in den Produktivbetrieb übergegangen, beginnt die praktische Einarbeitungsphase für die Mitarbeiter.

TIPP Messen und regeln
Die Phase des Produktivbetriebs markiert nicht das Ende der Implementierung, vielmehr stehen weitere Aufgaben an:

Steigern Sie die Effizienz in der Fertigung durch einen lückenlosen Informationsfluss und aussagekräftige Kennzahlen.

Bilden Sie Prozess- und Arbeitsabläufe im CAQ-System ab.

Dabei geht die Produktivität zunächst zurück, um dann wieder zu steigen. Die Produktivität kann während dieser Phase schwanken und wird allmählich in einen stabilen Wert übergehen. Je nach Unternehmen und Branche weichen diese Produktivitätswerte ab.

Zu beachten ist, dass nicht die Software für eine definierte Produktivität sorgt, sondern die handelnden Mitarbeiter.

Anpassungen in der Startphase besser vermeiden

Während der Einarbeitungsphase sollten nur wirklich notwendige Anpassungen am CAQ-System und an den Prozessen vorgenommen werden. Mit einer gründ¬lichen Planung im Vorfeld der Produktivschaltung lassen sich Anpassungen in dieser Phase vermeiden.

Akzeptanz der Software ist wichtig

Die Motivationslage der Mitarbeiter kann mittels Fragebögen oder einer direkten Befragung festgestellt, Kennzahlen über den Zeitraum vor- bzw. nach der Einführung des CAQ-Systems können ver¬glichen werden. So dürfte von Interesse sein, wie sich die Kosten für Reklamationen oder die Verwaltung von Messmitteln verändert haben. Oder wie sich die Ausschussquote entwickelt hat.

Effizienz überprüfen ist Pflicht

Über den Prozesskostenvergleich lässt sich die erreichte Prozessoptimierung ermitteln. Dabei werden die Ist-Werte den Soll-Werten gegenübergestellt.
Bei der Ermittlung der Ist-Werte ist auf den Detailgrad zu achten, um Aufwand und Nutzen in einem sinnvollen Verhältnis zu halten. Die zusammengefassten Daten werden dann den aktuellen Werten gegenübergestellt.
Erstellen Sie ein prozessbezogenes Anwenderhandbuch.
Messen Sie den Erfolg beim Einsatz des neuen CAQ-Systems.
Regeln Sie den Umgang mit Fehlern und Unklarheiten in Abläufen und Arbeitsweisen.

Sorgen Sie für einen routinierten Umgang mit Prozessveränderungen und Anpassungen der Software.

Nicht nur Mitarbeiter, auch Software muss sich anpassen
Die Änderung gewohnter Arbeitsabläufe erfordert Geduld. Die Mitarbeiter brauchen Übung, um ihre Tätigkeiten gemäß den neuen Abläufen routiniert auszuführen. Dies gilt im besonderen Maß für CAQ¬Projekte. In der Startphase des Produktivbetriebs werden Fehler und Unklarheiten in Prozessabläufen und Arbeitsweisen sichtbar. Diese sind zu dokumentieren und zwischen Softwareanbieter und dem Projektverantwortlichen zu klären, Lösungen sind zu erarbeiten. Ein externer Projektleiter kann hier als Moderator agieren, um:

 zu prüfen, ob Änderungen am System und am Prozess wirklich notwendig
und sinnvoll sind, Lösungsalternativen zu ermitteln, um mit weniger Aufwand ans Ziel zu kommen,

Produktivität und Kosten von Änderungen zu kontrollieren und zu messen,
zu prüfen, ob Nachschulungen von Mitarbeitern durchgeführt werden müssen,
die Übersicht über das Gesamtprojekt zu behalten.

Sind diese Anpassungen erfolgt, ist die Software tatsächlich in Betrieb. Nun wird auch deutlich, welche Optimierungspo¬tenziale umgesetzt werden konnten. Ver-besserungsmöglichkeiten am System finden sich erfahrungsgemäß jederzeit.
Ideen sollten von einem verantwortlichen Mitarbeiter aufgenommen und später mit dem Projektteam hinsichtlich ihrer Realisierungsfähigkeit überprüft werden.
Ziel ist die Optimierung des bestehen¬den CAQ-Systems. Dabei geht es vielfach um die optische Benutzeroberfläche mit der Anpassung der Eingabefelder in den Masken. In anderen Fällen steht die Beschleunigung von Datenbankzugriffen durch Datenarchivierung und Daten-bankkomprimierung im Fokus. Mindestens alle zwei Jahre sollten Anpassungs¬und Optimierungsmöglichkeiten geprüft werden.


Mehr Informationen finden Sie auf:
www.mes-kontor.de
www.caq-kontor.de
www.kontor-gruppe.de

Schulungen, Webinare und Termine finden Sie auf:
www.seminar-plenum.de

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