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Dokumentenmanagement-System (DMS) : Daten und Dokumente dauerhaft, dynamisch und denkbar einfach ablegen

"Eine Sache, welche vielen gehört, wird schlechter verwaltet als eine Sache, die einem einzelnen gehört."  (Aristoteles, 384 - 322 v. Chr.)
Übersicht auf dem Schreibtisch verloren?
Eine moderne Dokumentenmanagement-System-Software gehört allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern - und in jedes wettbewerbsfähige Unternehmen.  Sie verwaltet alle Daten und Dokumente übersichtlich, vereinfacht und "demokratisiert" den zeitgleichen oder auch aufeinander folgenden Zugriff auf digitale Akten, Rechnungs- und Lieferscheinposten und andere Datenquellen.
Weiterhin erlaubt eine moderne Dokumentenmanagement-System-Software auch, dass individuell und kollektiv an öffentlich zugänglichen Daten und Dokumenten gearbeitet werden kann und diese verwaltet, abgelegt und ebenso schnell wieder aufgerufen werden können. Am Arbeitsplatz oder Remote und immer sicher.

Ungleich des oben angeführten Aristoteles-Zitats, macht eine Dokumentenmanagement-System-Software zudem keinen qualitativen Unterschiede zwischen Sachen, die allen oder einem einzelnen gehören. Sehr wohl jedoch lassen sich bei zeitgemäßen und flexiblen Lösungen zahlreiche Parameter einstellen, jederzeit wieder ändern und individuell anpassen.

Dada, Daten und Dokumente

Dada steht für eine Kunstrichtung, die gefestigte Ideale und Normen nachhaltig zerstören wollte - durch zufallsgesteuerte, improvisierte und willkürliche Aktionen. Folglich wirkt sich zu viel Dada in Daten und Dokumenten (also nicht kontrollierte und nicht normierte Prozesse des Ablegens und Lagerns) negativ auf die Unternehmensperformance aus. Willkür und Dinge wie "Ich lege meine Daten und Dokumente immer irgendwo ab" schaffen ein schwer durchdringbares Dickicht an Informationen, an die letztlich jeder nur noch mit großem Zeit- und Kraftaufwand herankommt. Mit zunehmender Daten- und Dokuemtenflut wird dieser Zugang stündlich schwieriger, bis am Ende das Dada in der Daten- und Dokumentenverwaltung endgültig Einzug gehalten hat.
Dabei ist die Kunst des effizienten Verwaltens von Daten und Dokumenten doch so einfach und strukturiert. Eine moderne Dokumentenmanagement-System-Software vereinheitlicht alle Prozesse für alle, die auf entsprechende Informationen zugreifen müssen. So können Ressourcen gezielter eingesetzt werden und das zeitaufwendige und manuelle Erfassen von Daten, wie beispielsweise das händische Eintippen und Vergleichen langer Listen mit Einzelpositionen, entfällt komplett.
An dessen Stelle hält das einfache Anlegen, Weiterverarbeiten und Abgleichen großer Datenmengen Einzug in den Büroalltag  - mit einer modernen und maßgeschneiderten Dokumentenmanagement-System-Software.  Damit lassen sich nicht nur neue Daten schnell erfassen, sondern auch alte und archivierte Dokumente blitzschnell finden und zuordnen - ganz einfach per Stichwort- oder Volltextindex-Suche.

Mit DMS KONTOR schaffen Sie Platz auf Ihrem Schreibtisch

Wir von DMS Kontor helfen Ihnen dabei, endlich Platz zu schaffen - in Ihren Aktenschränken und auf Ihren Schreibtischen. Mit einem breit gefächerten Portfolio zeitgemäßer Dokumentenmanagement-System-Software-Lösungen unterstützen wir Sie dabei, Ihre Daten- und Dokumentenflut nachhaltig und effizient einzudämmen.


Wir von KONTOR GRUPPE by René Kiem tragen mit unseren Seminaren, Workshops, Trainings und Coachings dazu bei, dass der Wettbewerbsfaktor Work-Life-Balance sich auch weiterhin für Unternehmen rechnet und kreative Entfaltungsmöglichkeiten für Führungskräfte schafft.
Das KONTOR GRUPPEN-Team freut sich auf das Gespräch mit Ihnen
KONTOR GRUPPE by René Kiem
KONTOR GRUPPE by René Kiem
Liebigstraße 30
44139 Dortmund 

Tel: +49(0)231 / 15 01 -646
Fax: +49(0)231 / 15 01 -645
info@kontor-gruppe.de

Kommentare

  1. I am happy that I found your post while searching for informative posts It is one of the best pieces of writing I have seen. Good job.

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